Tout savoir sur la déclaration préalable à l’embauche

Pour embaucher un salarié dans le respect de la législation en vigueur, n’oubliez pas d’effectuer une déclaration préalable à l’embauche. De quoi s’agit-il ? Comment faut-il procéder ? On vous explique tout à ce sujet !

Recrutez le bon candidat avant de faire une DPAE

Chaque embauche en CDI, CDD ou intérim exige la création de ce que l’on appelle une DPAE. Mais avant de vous expliquer de quoi il s’agit, commençons par le commencement, à savoir le recrutement.

Que vous soyez recruteur professionnel ou non, le meilleur moyen de trouver LE bon candidat est de déposer une offre d’emploi gratuitement en ligne. Ainsi, vous recevez des candidatures adaptées à votre recherche et procéder à la sélection des meilleurs profils. Vous êtes maître de votre recrutement, il ne vous reste plus qu’à effectuer la DPAE en temps et en heure pour embaucher un salarié dans le respect de la législation.

Définition de la déclaration préalable à l’embauche

Autrefois appelée “Déclaration unique d’embauche” (DUE), la déclaration préalable à l’embauche est un document administratif que doit éditer obligatoirement chaque employeur lorsqu’il recrute du personnel en CDI, CDD ou intérim. Elle doit être réalisée avant le début du contrat de travail du salarié puisqu’elle lui permet d’exercer son métier en toute légalité.

L'objectif d’une DPAE est de lutter contre le travail dissimulé en protégeant l’employeur et le salarié en cas de contrôle administratif. Elle ouvre les droits sociaux de votre collaborateur.

5 formalités liées à l’embauche réunies dans un document

Selon l’URSSAF, elle regroupe aujourd’hui 5 formalités liées à l’embauche d’un salarié dans une entreprise, à savoir :

  • La déclaration d’une première embauche dans un établissement
  • La demande d’immatriculation d’un salarié au régime général de la Sécurité sociale
  • La demande d’affiliation au régime d’assurance chômage
  • La demande d’adhésion à un service de santé au travail
  • La déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire

La réunion de ces démarches en une seule est un véritable gain de temps pour les employeurs.

Comment effectuer une DPAE dans les règles ?

Rassurez-vous, la démarche est extrêmement simple ! Vous avez le choix entre deux solutions, les voici.

DPAE sur le site de l’URSSAF

Il suffit de vous connecter sur le site due.urssaf.fr et de renseigner votre numéro Siret. Vous accédez ensuite à un formulaire à compléter en ligne avec les informations du futur salarié (nom, prénom, sexe, date de naissance, lieu de naissance, numéro de sécurité sociale). Vous renseignez le type de contrat de travail (CDI, CDD ou intérim), la date et l’heure prévues d’embauche, et la durée de la période d’essai en jour.

Toutes les informations renseignées sont ensuite automatiquement transmises à la CPAM, Pôle emploi, Service de santé au travail, CARSAT et CRAM. Cela permet notamment à votre salarié d’être couvert par la sécurité sociale et de cotiser pour les droits au chômage (entre autres).

Après l'envoi de la déclaration préalable à l’embauche depuis le site de l’URSSAF, si vous n’avez pas de retour de leur part, vous pouvez considérer que tout est en ordre.

DPAE sur le site net-entreprises.fr

Là aussi, tout professionnel peut compléter un formulaire en ligne sur le site net-entreprises.fr pour envoyer une déclaration préalable à l’embauche.

Vous pouvez également procéder aux DPAE depuis votre logiciel de paie directement. Pour cela, rapprochez-vous de votre gestionnaire interne ou de votre prestataire de paie externe pour qu’il fasse le nécessaire.

Faire une DPAE 8 jours avant l’embauche

Vous avez un délai de 8 jours avant la prise de poste de votre salarié pour effectuer la DPAE sur le site de l’URSSAF ou sur net-entreprises.fr. Si votre collaborateur débute son emploi avant l’envoi de la DPAE, vous encourez des sanctions et de son côté, il ne bénéficie des avantages du salarié déclaré.

Combien coûte une déclaration préalable à l’embauche avec Hop Intérim ?

Il s’agit d’une démarche gratuite pour les employeurs, quel que soit le type de contrat de travail. En déléguant votre DPAE à l’agence intérim en ligne Hop, vous déléguez l’ensemble des démarches administratives, y compris la création de la déclaration préalable à l’embauche. En plus de ne rien payer pour ce document obligatoire, vous gagnez du temps en confiant sa création à nos gestionnaires. C’est donc une opération 100% gagnante pour vos DPAE de salariés intérimaires !

Si vous embauchez en CDI ou CDD, votre DPAE en ligne sur le site de l’URSSAF est gratuite. En revanche, elle doit être faite par vous-même ou votre comptable qui, pour ce genre de prestation pourtant très simple et rapide, peut vous la facturer. Renseignez-vous donc auprès de lui pour connaître son périmètre d’actions et les différentes prestations supplémentaires qu’il facture lors de demande ponctuelle.

Confiez l’intégralité de vos démarches administratives à une agence en ligne

Dès que vous embauchez un nouveau collaborateur, vous entrez dans un processus administratif conséquent. Les documents à fournir aux différents organismes sont nombreux et demandent des connaissances en ressources humaines. Bref, si vous êtes dirigeant d’une entreprise, vous avez sans doute d’autres choses à faire de plus intéressant ! Alors pourquoi ne pas opter pour une solution d’intérim digital ? 😉 

Pour vous libérer de toutes ces démarches administratives chronophages et à faible valeur ajoutée, optez pour le contrat d’intérim avec votre agence en ligne et humaine Hop. Nos gestionnaires sont là pour effectuer les tâches à votre place, en envoyant les éléments complétés aux organismes concernés par l’embauche d’un intérimaire.

Vous souhaitez en savoir plus sur les prestations de votre agence intérim en ligne pour TPE et PME ? Contactez-nous sans plus attendre, nous sommes à votre entière disposition !

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