Comprendre votre facture en intérim

En tant que dirigeant d’entreprise, vous pouvez faire appel à des intérimaires pour renforcer temporairement vos équipes. Dans ce cas, vous devenez un membre de cette relation tripartite qui vous lie à l’agence et au salarié. Chaque mois, vous recevez une facture intérim correspondante aux heures travaillées. Mais comment décrypter ce document ? On vous explique tout !

3 infos sur la facture de votre agence en ligne

  • Elle vous est envoyée au format numérique afin de gagner du temps et de réduire les coûts
  • Elle comporte toutes les informations importantes sur l'accord qui nous lie
  • Elle doit être payée dans un délai de 30 jours après réception

Que contient une facture d’intérim ?

Comme pour chaque achat que vous effectuez, votre agence en ligne vous émet une facture d'intérim dès qu’un contrat est conclu entre vous et nous. Ce document vous permet de justifier auprès de votre comptable les dépenses engagées dans le cadre d’un contrat de travail temporaire.

Sur ce document, vous retrouvez toutes les informations légales, à savoir :

  • la date d’émission
  • vos coordonnées
  • les coordonnées de votre agence Hop
  • l'identité de votre salarié et poste occupé au sein de votre entreprise
  • le numéro de facture
  • le montant de la TVA appliqué
  • la somme totale à payer en HT et en TTC

Vous avez ensuite le détail des prestations facturées, semaine par semaine. Cela vous permet de vérifier les heures travaillées, déclarées et donc payées. En fonction du poste occupé par votre intérimaire, les primes, paniers et majorations des heures supplémentaires sont indiqués.

Vous avez également le détail complet du coût de chaque élément de salaire, vous permettant ainsi de vérifier l’exactitude des informations saisies. Si vous constatez une erreur, contactez votre conseiller pour échanger avec lui et obtenir des informations.

Enfin, vous avez les coordonnées bancaires de votre agence afin de faciliter le paiement par virement bancaire. Nous vous invitons à privilégier ce mode de règlement, il est bien plus sécurisé et rapide qu’un chèque postal.

Comment obtenir des précisions sur une facture ?

Comme tout document contractuel, il n’est pas toujours évident de comprendre son contenu. C’est un peu comme un bulletin de paie sur lequel figurent de nombreuses lignes et de nombreux chiffres !

Si vous avez une question concernant votre facture intérim, n’hésitez pas à contacter votre agence de référence pour obtenir des réponses personnalisées et détaillées.

Comment sont créées vos factures concrètement ?

Elles sont créées automatiquement à partir d'un outil de gestion spécialement conçu pour cela. Il suffit au gestionnaire de renseigner les éléments de paie que vous transmettez à travers le relevé d’heures et selon les conditions du contrat. Chaque début du mois, vous recevez votre facture par email afin de procéder au paiement des sommes dues dans les délais prévus.

En règle générale, vous disposez d’un délai de 30 jours pour procéder au virement (sauf exceptions). Si vous ne respectez pas ce délai, un gestionnaire vous contacte pour faire le point sur votre situation et comprendre les raisons de votre retard (cela peut être un simple oubli !). En cas de non-paiement, des poursuites judiciaires peuvent être engagées afin de vous réclamer l’argent. C’est une situation qu’aucune partie n’apprécie mais qui s’avère indispensable lorsqu’un service a été rendu mais non payé par le client bénéficiaire.

En tant qu’employeur faisant appel à nos services, vous retrouvez toutes vos factures d'intérim sur votre espace personnel en ligne. Vous pouvez la consulter et l’imprimer afin de la transmettre à votre service comptabilité par exemple. C'est ça l'intérim digital ! ;)

 De son côté, le salarié que vous faites travailler n’a pas accès à ces documents. il s’agit d’un document confidentiel entre l’agence et vous. En revanche, sur son espace personnel en ligne, il peut consulter ses bulletins de salaire et ses attestations Pôle emploi.

À savoir : Si vous n’êtes pas à l’aise avec la dématérialisation, vos factures peuvent vous être envoyées par courrier à l’adresse postale de votre choix.

Le cas particulier de la facture pro forma en intérim

L’expression “pro forma” vient du latin qui signifie “pour la forme”. Dans le monde de l’entreprise, il s’agit d’une facture provisoire qui permet à l’acheteur de bénéficier des services ou des biens qu’ils souhaitent acheter avant de payer.

Chez Hop Intérim, nous proposons cette solution aux employeurs qui n’ont pas d’encours auprès de notre assureur crédit ou qui ont démarré leur activité il y a moins d’un an. 

En tant qu’agence d'intérim en ligne, nous avançons les salaires de tous les salariés délégués, c’est pourquoi l’accord de notre assureur crédit est obligatoire pour travailler avec votre entreprise. Il nous permet de savoir si vous avez de la trésorerie et si vous pourrez honorer les futures factures.

La facture pro forma permet de conclure des contrats de mise à disposition avec des sociétés non couvertes grâce au règlement par avance. Cette solution est idéale pour toutes les personnes qui viennent de créer leur société et qui n’ont donc pas encore déclaré de chiffre d’affaires à l’URSSAF et aux autres organismes réglementaires. Si vous êtes dans cette situation, sachez qu’il existe cette solution donc !

Combien coûte une facture en intérim ?

Cela fait partie des prestations réalisées par l’agence chaque mois. Son coût est inclus dans les services qui vous sont facturés et est donc dans le coefficient de facturation que nous ajoutons au taux horaire de votre salarié. 

L’édition de tous les documents contractuels est une mission récurrente à laquelle s’attèle chaque mois notre équipe pour chacun des clients ayant fait travailler un ou plusieurs intérimaires au cours des dernières semaines. 

Pour assurer la conformité de chaque facture, les relevés d’heures dûment complétés et signés s’avèrent indispensables. Sans ces éléments, il est impossible de déterminer le nombre d’heures travaillées et donc facturées.

Vous avez perdu votre facture ? Demandez un duplicata !

Il arrive que vous ne mettiez plus la main sur votre facture. Dans ce cas, pas de panique ! Si elle n’est pas disponible dans votre espace client en ligne, vous pouvez la demander à l’agence qui vous l’envoie par email dans les plus brefs délais. Voilà l’un des nombreux avantages des documents dématérialisés !

Pourquoi faire appel à Hop Intérim ?

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